RFP: qué es y qué debe contener

Es habitual que en el sector B2B las empresas abran convocatorias para buscar a proveedores cualificados con los que entablar una relación de negocios beneficiosa para ambos.

El proceso RFP es uno de los más utilizados, pues abre a muchas empresas la posibilidad de presentar sus proyectos y propuestas para que sean tenidas en cuenta, indicando lo que pueden ofrecer a distintos niveles.

Qué es un RFP y para qué sirve

Request For Proposal o RFP tiene el significado de solicitud de propuesta y hace referencia a la apertura de una convocatoria por parte de una empresa para recibir propuestas de negocio o proyectos. Se trata de un documento que emite la empresa con una propuesta de negocio que contiene las características de la misma, y que hace pública para llegar a un amplio abanico de candidatos.

Es común que muchas empresas empleen este tipo de sistema para abrir una convocatoria para trabajar con otros negocios o proveedores de servicios, indicando una serie de requisitos mínimos de acceso para que otras empresas puedan desarrollar una propuesta acorde a sus necesidades. 

Cuando una empresa opta por un RFP recibirá diferentes propuestas de negocio que incluyen sus condiciones, como el precio, el alcance y otra información valiosa aportada por el posible proveedor que presenta la oferta.

Con una sencilla búsqueda en internet, podrás encontrar de RFP diferentes ejemplos para que te faciliten la tarea de generar esta solicitud de propuesta.

Diferencias entre RFP y RFQ

Es habitual que muchas empresas confunden RFP y RFQ, pues ambas son propuestas de negocio, pero a distintos niveles.

Una diferencia entre RFP y RFQ, es que request for quotation consiste en abrir una propuesta para recibir presupuestos, es decir, pedir a distintos proveedores un presupuesto de productos o servicios concretos. Por su parte, RFP plantea las necesidades de la empresa en un área o campo concreto, abriéndose a que proveedores de servicios le presente las mejores soluciones.

Por lo tanto, RFP es un tipo de solicitud más compleja y amplia, mientras que RFQ es una solicitud más concreta y que se utiliza de forma más habitual en el mundo de los negocios.

Cómo funciona un RFP

Un RFP es una solicitud de propuestas de negocios o servicios que la empresa emite y hace pública para llegar a proveedores capaces de buscar soluciones para sus demandas. La propuesta debe contener toda la información necesaria para que los proveedores puedan presentar proyectos que realmente sean interesantes y útiles.

Una vez recibidos los distintos proyectos por parte de los proveedores, la empresa los estudiará y analizará para elegir aquel que crea que mejor se adapta a sus necesidades y expectativas, procediendo a cerrar el acuerdo con el proveedor elegido.

Qué debe contener un RFP

Redactar un RFP es un proceso complejo que se debe realizar de forma óptima para obtener los mejores resultados. Veamos cuáles son los puntos clave que debe contener esta solicitud de propuesta.

Introducción o resumen del proyecto

Es indispensable que un RFP comience con una introducción clara y concisa sobre qué consiste la solicitud de propuesta, pues de esta forma se logrará captar la atención de los proveedores desde el primer momento.

Información sobre la empresa

También debes aportar información valiosa sobre tu empresa para que los posibles proveedores o contratistas tengan una idea de a qué se dedica, cuáles son sus actividades y productos, a qué mercado se dirige, qué recursos posee, etc.

Objetivos que se persiguen

Este es uno de los puntos más importantes del RFP, pues indica a los candidatos qué quiere o necesita la empresa con la solicitud de propuesta. Es importante indicar cuáles son los resultados esperados para que los proveedores puedan elaborar una propuesta interesante y eficiente.

Detalles del proyecto

En esta sección, se tiene que ir un paso más allá para indicar los pormenores de la RFP, es decir, ir a lo concreto y necesario para así garantizar que durante el proceso se conseguirá llegar a un acuerdo con un proveedor adecuado.

Calendario de entregas

Los plazos son algo muy importante dentro de un RFP, incluso cuando no se tengan realmente definidas las fechas. Al establecer un rango de tiempo para la entrega de las propuestas, se proporcionará una meta a los proveedores que presenten propuestas, y se evitará que el proceso se demore más tiempo del necesario.

Presupuesto

Es vital informar a los proveedores candidatos del presupuesto disponible para que puedan evaluar si realmente les interesa la solicitud de propuesta y para que puedan confeccionar una propuesta acorde a las condiciones económicas.

Hemos hablado de RFP, qué es, en qué se diferencia de RFQ y cómo es su funcionamiento y contenido. Si tu empresa necesita hacer pública una solicitud de propuesta, en Hostingplus, te ofrecemos los mejores servicios de hosting para que puedas difundir el mensaje a través de un entorno seguro y con una disponibilidad total (24/7).